Elektronische Patientenakte (ePA)

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Elektronische Patientenakte (ePA)

Ab dem 15. Januar 2025 erhalten alle gesetzlich Versicherten automatisch eine elektronische Patientenakte (ePA). Das Opt-Out-Verfahren soll sicherstellen, dass die ePA weit verbreitet genutzt wird, sodass Ärztinnen, Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten problemlos auf wichtige medizinische Informationen ihrer Patientinnen und Patienten zugreifen können.

Original-Meldung vom 04.10.2024

Wichtig

Der schrittweise Start der ePA erfolgt ab dem 15.01.2025 in den ausgewählten Modellregionen Hamburg & Franken. Der bundesweite Rollout folgt erst später nach erfolgreicher Erprobung, frühestens jedoch ab 15.02.2025.

Leider haben wir Stand heute (Oktober 2024) noch immer keine entsprechende Testumgebung von der gematik erhalten, sodass wir unsere Entwicklungen nicht gegen ein Produktivsystem testen können. Aus unserer Sicht ist der Zeitplan für den Rollout der ePA im Januar/Februar 2025 aktuell kritisch zu betrachten.

Wir bitten Sie deshalb aktuell von Anfragen zur ePA an unseren Support abzusehen. Wir werden Sie bei Neuigkeiten und/oder neuen Erkenntnissen aktiv über den Rollout informieren. Nach dem Jahreswechsel wird es zum Thema ePA in S3-Win Informationsmaterial geben. Zudem werden wir Online-Webinare anbieten.

Update vom 16.01.2025

Laut der gematik ist neben RISE/Bitmarck nun auch IBM als zweiter Aktenanbieter am Markt für die Bereitstellung der Aktenkonten zugelassen.

Damit können alle gesetzlichen Krankenkassen sukzessive die Elektronischen Patientenakten (ePA) für ihre Versicherten anlegen.

Seit gestern erproben knapp 300 (Zahn)Arztpraxen, Apotheken und Krankenhäuser aus den Modellregionen die neue digitale Anwendung.

Quelle: gematik News vom 16.01.2025

Update vom 15.01.2025

S3 Praxiscomputer startet heute planmäßig mit der Erprobung der ePA 3.0 mit zuvor ausgewählten Pilotpraxen in den Modellregionen Hamburg, Franken & Teilen Nordrhein-Westfalens. Die Erprobung läuft hierbei in enger Zusammenarbeit mit den KVen der entsprechenden Modellregionen. Der bereits zugelassene Aktenanbieter RISE/Bitmarck startet derweil mit dem Anlegen der ersten Patientenakten. Hierbei werden zunächst diejenigen Akten angelegt, die zuvor in einer älteren Version (ePA 2.6) zur Verfügung standen. Zudem wird in Kürze die Zulassung des Aktenanbieters IBM erwartet, sodass anschließend beide Aktensysteme intensiv getestet werden können.

Update vom 13.01.2025

Zwei Tage vor dem offiziellen Start der elektronischen Patientenakte (ePA) wurde das erste der beiden dafür benötigten Aktensysteme zugelassen, in denen die Krankenkassen die Akten für ihre Versicherten anlegen sollen. Damit erhalten zunächst Kunden von Bitmarck und RISE eine neue elektronische Patientenakte. Dazu gehören die meisten Betriebskrankenkassen und andere Krankenkassen wie die DAK-Gesundheit oder die IKK Classic. Kunden der AOK und Techniker Krankenkasse beispielweise müssen darauf warten, bis auch das Aktensystem von IBM zugelassen ist. Dass dies noch rechtzeitig zum Start geschieht, ist unwahrscheinlich.

Die Einschränkung wird nur die Testphase betreffen, die laut Bundesgesundheitsminister Karl Lauterbach bis spätestens April 2025 abgeschlossen sein soll. Die ePA 3.0 soll erst bundesweit von Ärzten befüllt werden, wenn sie “positive Erfahrungen” schaffe.

Quelle: heise Online Artikel vom 13.01.2025

Update vom 27.12.2024

In einer Stellungnahme legt die gematik fest, dass während der Pilotphase zur Erprobung der ePA lediglich teilnehmende Leistungserbringer bzw. offiziell akkreditierte Einrichtungen aus den Modellregionen Hamburg & Franken Zugriff auf die ePA der Versicherten haben werden. Nur vorab festgelegte TI-Identitäten werden auf die ePA-Dienste zugreifen können. Zugriffe anderer Leistungserbringer werden demnach technisch ausgeschlossen.

Zudem sollen vor dem bundesweiten Rollout weitere Sicherungsmaßnahmen eingeleitet und umgesetzt werden, um die Daten der Versicherten besser zu schützen.

Quelle: gematik Stellungnahme vom 27.12.2024

Update vom 27.12.2024

Offenbar ist es zwei IT-Spezialisten des CCC (Chaos Computer Club) gelungen unberechtigten Zugriff auf Elektronische Patientenakten (ePA) zu erlangen. Im Rahmen des “Chaos Communication Congress” in Hamburg weisen die Spezialisten auf gravierende Sicherheitsmängel hin und warnen vor Vertrauensverlust noch vor der offiziellen Einführung der ePA. Nach eigenen Angaben konnten die Hacker unter anderem auf Akten beliebiger Versicherter zugreifen ohne die dafür notwendige Elektronische Gesundheitskarte (eGK) einzulesen.

Quelle: Zeit Online Artikel vom 27.12.2024

Update vom 12.12.2024

Ab sofort steht Ihnen die Vorschau der S3-Win ePA 3.0 (Live-Demo), welche am 04.12.2024 im Rahmen der gematik-Veranstaltung “ePA für alle – Demonstration Primärsysteme” aufgezeichnet wurde, zur Verfügung. Die Aufzeichnung enthält auch Fragestellungen aus der Teilnehmerrunde. Wir empfehlen allen Arztpraxen & Interessenten sich das Video anzuschauen, um einen ersten Einblick in das neue ePA-Modul zu erhalten.

Quelle: YouTube – DGN-Kanal

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Update vom 11.12.2024

Ab heute wird das S3-Win Quartalsupdate (Version 2.25.101) für alle Kunden bereitgestellt, das bereits eine Vorschau-Version (BETA) der ePA 3.0 enthält. Wichtig hierbei ist, dass die Patientenakten von den Aktenbetreibern erst ab 15.01.2025 schrittweise angelegt werden und zu diesem Zeitpunkt lediglich Praxen aus den Modellregionen Hamburg & Franken Zugriff auf die neue Patientenakten haben.

Alle Praxen & Patienten außerhalb der Modellregionen haben frühestens ab 15.02.2025 die Möglichkeit, die ePA 3.0 zu nutzen. Dies ist abhängig von der positiven Bewertung der Testphase in den Modellregionen.

Update vom 04.12.2024

S3 Praxiscomputer führt seine ePA 3.0 Anwendung live Im Rahmen der gematik-Informationsveranstaltung “ePA für alle – Demonstration Primärsysteme” mit anschließender Fragerunde vor.

Sobald die Aufzeichnung zur Verfügung steht, wird diese allen Interessenten zur Verfügung gestellt, um einen ersten Eindruck der neuen Softwarekomponente zu bekommen.

Update vom 04.12.2024

S3-Win erhält von der gematik das Zertifikat über die Übereinstimmung des Systems mit den geltenden Interoperabilitätsanforderungen. Das S3-Win ePA 3.0 Modul entspricht somit den aktuellen Spezifikationen und ist vorläufig zugelassen.

Update vom 28.11.2024

Bundesgesundheitsministerium (BMG) sichert zu:
Keine Sanktionen für Arztpraxen bei der ePA bis der bundesweite Rollout beginnt.

Quelle: KBV Praxisnachrichten vom 28.11.2024

Update vom 21.11.2024

Beim bundesweiten Rollout der elektronischen Patientenakte gibt es eine Planänderung. Die Softwarehersteller sind nach einer Mitteilung des Bundesgesundheitsministeriums nun nicht mehr verpflichtet, das ePA-Modul zum 15. Januar 2025 bereits allen Praxen bereitzustellen. Dies soll erst zu dem Zeitpunkt der erfolgreichen Erprobung in den Modellregionen erfolgen.

Quelle: KBV Praxisnachrichten vom 21.11.2024

Update vom 12.11.2024

Die Kassenärztliche Bundesvereinigung (KBV) stellt weitreichendes Informationsmaterial bereit:

KBV: Anwendungen in der TI – Elektronische Patientenakte

Insbesondere nachfolgende Informationsdokumente sind zu empfehlen:

KBV: Auf einen Blick – Die elektronische Patientenakte

KBV: Die elektronische Patientenakte ab 2025 – Basisinformationen zu Aufgaben, Pflichten und Zugriffsrechten

KBV: Die elektronische Patientenakte ab 2025 – Fragen & Antworten

Auf einen Blick

Zugriff auf die ePA

Durch Einlesen der Gesundheitskarte des Patienten 90 Tage Zugriff
Berechtigung gilt für die gesamte Praxis
Patienten können über ihre ePA-App die Zugriffsdauer anpassen
Kann die Gesundheitskarte nicht über ein onlinefähiges TI-Kartenterminal eingelesen werden (z.B. in einer Videosprechstunde), können Patienten über ihre ePA-App der Praxis Zugriff erteilen

Einsichtnahme in die ePA

Medizinische Dokumente in der ePA suchen, lesen und bei Bedarf Kopie in der Behandlungsdokumentation im Praxisverwaltungssystem speichern
Unterstützung bei der Anamnese und Behandlung
Einsichtnahme, wenn in der spezifischen Behandlungssituation relevante Zusatzinformationen zu erwarten sind

Befüllung der ePA

Befüllen mit Daten, die in der aktuellen Behandlung erhoben wurden und elektronisch vorliegen:

Gesetzliche Pflicht, sofern Patient nicht widersprochen hat: Befundberichte aus selbst durchgeführten invasiven oder chirurgischen sowie aus nichtinvasiven oder konservativen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen, eigene Befundberichte aus bildgebender Diagnostik, Laborbefunde, elektronische Arztbriefe.

Auf Patienten-Wunsch: DMP-Daten, eAU-Bescheinigungen, Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende, Vorsorgevollmachten oder Patientenverfügungen, Kopie der Behandlungsdokumentation etc.

Quickfacts

Ab dem 15. Januar 2025 stellen die gesetzlichen Krankenkassen ihren Versicherten schrittweise die ePA für alle zur Verfügung. Sie wird automatisch im Opt-Out-Verfahren angelegt; Versicherte, die keine ePA wünschen, können der Anlage widersprechen.
Die ePA für alle wird als versichertengeführte Akte innerhalb der TI etabliert.
Die ePA kann als App auf mobilen Endgeräten (wie Smartphones oder Tablets) genutzt werden.
Patientinnen und Patienten besitzen die Datenhoheit über ihre ePA. Sie können Dokumente eigenständig hochladen und haben gegenüber Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten Anspruch auf Befüllung und Pflege der ePA im aktuellen Behandlungskontext.
Arzt- und Psychotherapiepraxen sind gemäß § 347 SGB V verpflichtet, Daten in die ePA einzupflegen. Alle berechtigten Mitbehandler können diese dann für ihre diagnostischen und therapeutischen Entscheidungen nutzen.
Die ePA ersetzt nicht die revisionssichere medizinische Dokumentation in der Praxissoftware. Diese bleibt für die Praxis weiterhin verpflichtend.
Der Rollout der ePA für alle startet am 15.01.2025 in ausgewählten Modellregionen; vier Wochen später soll der bundesweite Rollout der ePA für alle erfolgen.
Das Opt-Out-Verfahren soll eine breite Nutzung der ePA für alle bewirken.
Für Versicherte, die keine App nutzen können oder möchten, wird es bei den Krankenkassen eine Ombudsstelle geben, bei der Widersprüche eingelegt und Zugriffsbeschränkungen geäußert werden können.
Als ersten Schritt auf dem Weg zu einem digital gestützten Medikationsprozess bietet die elektronische Medikationsliste (eML) in der ePA für alle eine Übersicht über alle per eRezept verordneten und in der Apotheke abgegebenen Medikamente.
Im digitalen Medikationsprozess sollen ab Juli 2025 die Medikationsliste, der elektronische Medikationsplan (eMP) und Informationen zur Arzneimitteltherapiesicherheit zusammengeführt werden, um eine umfassende Sicht über die Medikation des Patienten abzubilden und die Behandlungssicherheit zu erhöhen.
Arzt- und Psychotherapiepraxen müssen nach § 341 Abs. 6 SGB V in der Lage sein, die ePA zu nutzen und zu befüllen. Ist dies nicht der Fall, sieht der Gesetzgeber eine Honorarkürzung von 1% vor. Weitere Informationen erhalten Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten von ihrer zuständigen KV.
Der Zugriff auf die ePA erfolgt aus der Praxissoftware über die Telematikinfrastruktur.
Das Vorliegen der Anwendung ePA ist Voraussetzung für den Erhalt der vollen monatlichen TI-Pauschale gemäß Finanzierungsvereinbarung.
Die ePA wird stufenweise weiterentwickelt. Dabei werden nach und nach zusätzliche Dateiformate unterstützt und weitere Gesundheitsberufe angebunden.
Auch einzelne private Krankenversicherungen bieten ihren Patientinnen und Patienten bereits eine ePA an, weitere sollen folgen. Dieses Angebot erfolgt auf freiwilliger Basis.

Das kann die elektronische Patientenakte (ePA)

Überblick über medizinisch relevante Daten

Patientenbezogene Daten und Dokumente aller an der Behandlung Beteiligten werden an einem zentralen Ort hinterlegt.

Verbesserung der Therapiesicherheit

Das Risiko von Fehlbehandlungen wird reduziert und es können dank breiterer Informationsbasis noch gezieltere Therapieentscheidungen getroffen werden.

Übersicht der Medikation des Patienten

In der Medikationsliste in der ePA werden alle per eRezept verordneten und in der Apotheke abgegebenen Medikamente erfasst. Dadurch entsteht eine übersichtliche lebenslange Dokumentation der Medikation eines Patienten mit der entsprechenden Dispensierinformation.

Steigerung der Effizienz

Durch die Informationen in der ePA können Doppeluntersuchungen reduziert sowie Doppelverschreibungen vermieden werden. Da Befunde und Berichte aller Behandler in der ePA gespeichert werden, sind sie direkt verfügbar und müssen nicht extra angefordert und versendet werden. Die Informationen stehen schnell zur Verfügung. Das gilt auch für die Dokumente, die die Patientin oder der Patient selbst in die ePA einstellt hat.

Vereinfachte Zusammenarbeit

Es entsteht ein verbesserter und fachübergreifender Austausch zwischen sämtlichen behandelnden Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten.

Vertreterregelung

In der Verwaltung der ePA-App können Versicherte bis zu fünf Personen einen Zugang zu ihrer ePA gewähren und sie als Vertreter benennen. Die Vertretungsrechte entsprechen dabei von der Dokumentenverwaltung bis zur Erteilung oder zum Entzug von Zugriffsbefugnissen, den Möglichkeiten, die der ePA-Inhaber selbst innehat. Ausgenommen sind davon die Löschung der ePA und die Einrichtung beziehungsweise der Entzug von Vertretungen.

Wichtig: Die Informationen zur Einrichtung und Ausübungen von Vertretungen für die ePA soll über die Krankenkassen an ihre Versicherten erfolgen.

Anbindung weiterer Gesundheitsberufe

Neben Ärzten, Psychotherapeuten, Krankenhäusern und Apotheken werden in den kommenden Ausbaustufen der ePA für alle weitere Gesundheitsberufe wie die Pflege, Hebammen oder Physiotherapeuten an die ePA angebunden.

Abrechnungsdaten der Krankenkassen

Krankenkassen können auf Wunsch des Patienten Abrechnungsdaten in die ePA einstellen. Zudem ist es für Patientinnen und Patienten möglich, die ePA-Daten bei einem Wechsel der Krankenkasse mit umzuziehen.

Berechtigungsmanagement

Im Rahmen der ePA für alle (ePA 3.0) wird zunächst von einer allgemeinen Berechtigung ausgegangen. Grundsätzlich kann jeder Leistungserbringer im Behandlungskontext auf die ePA des Patienten zugreifen. Dieser entsteht automatisch mit dem Stecken der eGK. Der Patient kann allerdings gezielt Zugriffsrechte für einzelne Leistungserbringer, für einzelne Dokumente oder Dokumentkategorien entziehen. Zudem können verschiedene Vertraulichkeitsstufen gesetzt und Zugriffsberechtigungen für Einrichtungen zeitlich begrenzt oder unbegrenzt vergeben werden. Versicherte, die dies nicht über eine ePA-App verwalten können oder möchten, können sich an die Ombudsstelle ihrer Krankenkassen wenden.

Fahrplan und Weiterentwicklung der ePA

Ab Januar 2025: ePA 3.0

Ab dem 15. Januar 2025 wird die ePA für alle schrittweise ausgerollt. Die Medikationsliste in der ePA enthält eine Auflistung der per eRezept verordneten und von der Apotheke abgegebenen Medikamente des Patienten. Außerdem können Bilder und Berichte als Dokumente in der ePA gespeichert werden.

Ab Juli 2025: ePA 3.1

Der digitale Medikationsprozess führt die Medikationsliste (eML), den elektronischen Medikationsplan (eMP) und AMTS-relevante Zusatzinformationen (AMTS-rZI) zusammen. Auch vom Patienten in der Apotheke selbst erworbene Medikamente (OTC – Over the Counter) können von der Apotheke über die TI in die Medikationsliste übertragen werden. Damit entsteht eine umfassende digitale Medikationsübersicht.

Mit der ePA für alle 3.1 ist die Ausleitung von Daten zu Forschungszwecken vorgesehen.

Ab 2026: ePA 3.2

Ab 2026 soll in der ePA eine Volltextsuche zur Verfügung stehen, die das Auffinden bestimmter Dokumente ermöglichen soll.
Die MIOs eImpfpass, eMutterpass, eKinder-U-Heft sollen in die ePA integriert werden. Darüber hinaus sind weitere Funktionen geplant.

FAQ für Arztpraxen

Wer informiert die Patienten über die Einführung der ePA?

Die Krankenkassen informieren seit Sommer 2024 ihre Versicherten über die ePA für alle und ihren Start im Januar 2025. Dabei sollen zum Beispiel die Widerspruchsmöglichkeit gegen die ePA aber auch die Verwaltung der Zugriffsberechtigungen in der ePA-App erläutert werden.

Aber auch in der Praxis wird die ePA zum Thema: Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind verpflichtet, im Behandlungskontext Daten in die ePA zu speichern, sofern die Patientinnen und Patienten zustimmen.

Wann können Arztpraxen auf die ePA zugreifen und wie lange?

Praxen können im Behandlungskontext auf die ePA zugreifen. Ein Behandlungskontext beginnt in der Praxis mit dem Einlesen der elektronischen Gesundheitskarte im Kartenlesegerät.

Standardmäßig ist der Zugriff auf die ePA des Patienten nun für 90 Tage möglich. Der Patient kann diese Einstellung in seiner ePA-Verwaltung individuell anpassen und den Zugriff für den Zeitraum von einem Tag bis unbegrenzt einrichten.

Wie erfolgt der Zugriff auf die ePA?

Der Zugriff der Praxis auf die ePA erfolgt aus der Praxissoftware heraus in der vertrauenswürdigen Ausführungsumgebung (VAU) der Telematikinfrastruktur.

Wie gelangen die Medikationsinformationen in die ePA?

Verordnungs- und Dispensierdaten werden vom eRezept-Fachdienst in der Telematikinfrastruktur (TI) automatisch in die ePA des Patienten übertragen.

Wie gelangen Befunde in die ePA?

Die vorgesehenen Befundkategorien sollen durch unterstützende Abläufe in der Praxissoftware in die ePA geladen werden. Daneben können Patientinnen und Patienten auch eigene Informationen in der ePA für alle speichern.

Sind alle ePA-Inhalte für die Praxis sichtbar?

Patientinnen und Patienten können in den Einstellungen in der ePA-App einzelne Praxen vom Zugriff ausnehmen oder auch bestimmte Inhalte der ePA für eine Praxis verbergen. Die Praxis kann also bei der ePA nicht von einer vollständigen Dokumentation ausgehen.

Wer darf die ePA anlegen, befüllen und pflegen ?

Nur Krankenkassen dürfen eine ePA für ihre Versicherten anlegen. Ärztinnen und Ärzte sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sind auf Wunsch der Patientin oder des Patienten nach § 346 Abs. 1 SGB V allerdings verpflichtet, sie oder ihn bei der Befüllung und Pflege der ePA zu unterstützen. Dies muss nicht zwingend persönlich erfolgen, sondern kann auch an das Praxispersonal delegiert werden. Die Verpflichtung zur Unterstützung gilt dabei immer nur für den aktuellen Behandlungskontext und ist ausschließlich auf medizinische Daten aus der konkreten aktuellen Behandlung beschränkt.

Welche Möglichkeiten der Bearbeitung gibt es?

Im Behandlungskontext können Ärztinnen und Ärzte, Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten sowie das berechtigte Praxispersonal:

Dokumente hochladen: Dabei werden immer nur Kopien aus der Praxissoftware in die ePA übertragen.
Dokumente einsehen: Diverse Filtermöglichkeiten, z.B. nach Dokumententyp oder Name des Erstellers, sorgen für einen schnellen Überblick.
Dokumente löschen: Dies ist nur nach Rücksprache mit dem Patienten zulässig.
Dokumente herunterladen: Diese können Ärztinnen und Ärzte dann in der eigenen Patientendokumentation speichern.
Dokumente markieren: Durch den Patienten erstellte und/oder von diesem in die ePA eingestellte Dokumente können als medizinisch relevant gekennzeichnet und für Fachkollegen hervorgehoben werden.

Ersetzt die ePA die Primärdokumentation?

Patientinnen und Patienten können jederzeit die einzelnen Inhalte der elektronischen Patientenakte entfernen oder die gesamte ePA bei ihrer Krankenkasse löschen lassen. Die ePA ersetzt also in keinem Fall die verpflichtende Primärdokumentation. Denn nach Gesetz und Berufsordnung sind Ärztinnen und Ärzten sowie Psychotherapeutinnen und Psychotherapeuten weiterhin verpflichtet, alle relevanten Informationen zur Behandlung ihrer Patientinnen und Patienten in einer praxisgeführten Patientenakte zu dokumentieren.

Wird der Zugriff auf die ePA protokolliert?

Sämtliche Aktivitäten (Dokumente hochladen, einsehen, löschen, etc.) werden in der ePA protokolliert und können vom Patienten für drei Jahre eingesehen werden.

Wie können Praxen sich auf die ePA vorbereiten?

Die ePA für alle bringt durchaus Veränderung in die Praxis. Sie macht relevante medizinische Daten rund um den Patienten schnell, digital und vor allem fach- und sektorenübergreifend verfügbar. Je mehr Informationen sie enthält, umso größer ist ihr Nutzen für die Praxis.

Deshalb ist die Information über die ePA für alle – ihren Inhalt, ihre Vorteile und ihr Handling – für alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen des Praxisteams wichtig und kann helfen, die ePA erfolgreich in den Versorgungsalltag zu integrieren.