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Am 29.04.2025 startet der offizielle und bundesweite Rollout der Elektronischen Patientenakte (ePA). Wir laden Sie herzlich dazu ein, sich auf unserer Webseite zu informieren und die Aufzeichnung eines unserer S3 ePA-Webinare anzuschauen.
Aufzeichnung S3 ePA-Webinar vom 09.04.25:
Häufigste Fragen unserer Kunden:
Wie lange dauert die Übertragung der ePA von unserer Kartei zum Patienten?
Das ist unterschiedlich. Die aktuelle Erfahrung zeigt, dass es bislang sehr schnell geht (wenige Sekunden).
Muss die eGK während der Befüllung der ePA gesteckt bleiben?
Nein. Mit dem Einlesen der eGK beginnen die 90 Tage Zugriff.
Kann die ePA nur an einem Arbeitsplatz mit eHBA befüllt werden?
Die ePA kann von allen Rechnern befüllt werden, unabhängig von einem eHBA. Wichtig ist eine freigeschaltete gSMC-B (Praxisausweis).
Wo kann ich die notwendigen Lizenzen (PTV 3/4/5) prüfen?
S3 Tagesprofil –> S3 Lizenzübersicht
Müssen die eGKs der Patienten ab dem 29.04.25 nochmals eingelesen werden?
Ja, ab dem ePA-Start, also am 29.04.25, muss von jedem Patienten die eGK nochmals eingelesen werden, um die Zugriffberechtigung über die TI einzuholen.
Werden Diagnosen, Abrechnungsziffern und Karteieinträge in die ePA übernommen?
Nein, in die ePA werden nur Dokumente im Formatstandard PDF/A übernommen, die aktiv in die ePA hochgeladen werden. Es werden definitiv keine Diagnosen, Abrechnungsziffern, Karteieinträge etc. in die ePA übernommen.
Welche Dokumente müssen vom Arzt in die ePA geladen werden?
Zu den Dokumenten, die Praxen mit Start der neuen ePA einstellen müssen, gehören Befundberichte aus selbst durchgeführten invasiven oder chirurgischen sowie nichtinvasiven oder konservativen diagnostischen und therapeutischen Maßnahmen. Auch eigene Befunddaten aus bildgebender Diagnostik, Laborbefunde und elektronische Arztbriefe sind einzustellen. Darüber hinaus gibt es Daten, die eine Praxis auf Wunsch des Patienten in die ePA einpflegen muss. Das Spektrum, das der Gesetzgeber vorsieht, ist breit: Es reicht von Befunddaten und Diagnosen über Daten aus Disease-Management-Programmen, Daten zu Erklärungen zur Organ- und Gewebespende, Vorsorgevollmachten und Patientenverfügungen bis hin eAU-Bescheinigungen (Patienten-Kopie). Auch Kopien der Behandlungsdokumentation des Arztes oder Psychotherapeuten zählen dazu.
Können andere Praxisverwaltungssysteme schon vor dem 29.04.25 ePAs befüllen?
Nein. Der bundesweite Rollout ist am 29.04.25. Lediglich Pilotpraxen aus den Testregionen Hamburg, Franken und Teilen Nordrhein-Westfalens können bereits seit Februar 2025 ePAs der Patienten befüllen.
Brauchen wir als Praxis eine Einverständniserklärung der Patienten?
Nein, Sie müssen sich keine Einverständniserklärung der Patienten einholen. Der Patient hat/hatte die Möglichkeit bei seiner Krankenkasse zu widersprechen. Hat er dies nicht getan, ist er mit der ePA einverstanden. Sie können es Ihren Patienten anbieten, Pflicht ist es nicht.
Was muss in der Erstbefüllung enthalten sein?
Es gibt keine Vorgaben für eine Erstbefüllung. Sobald Sie ein Dokument in die ePA laden, die noch leer ist, gilt dies als Erstbefüllung. Kann beispielsweise auch „nur“ eine eAU sein.
Kann man auch ein EKG in die ePA laden?
Alle Dokumente die in der Karteikarte abgespeichert sind. Werden die EKG-Berichte als PDF in der Karteikarte gespeichert, dann können Sie diese in die ePA hochladen.
Woher weiß ich, ob schon jemand die Erstbefüllung abgerechnet hat?
Das weiß man nicht, die KVen erstatten das Geld, später bei den Kassen kann das zu Problemen führen. Wir können das nicht “besonders” handhaben.
Können Ultraschallbilder in die ePA geladen werden?
Ultraschallbilder sind in der Regel per DICOM in mediDOK abgelegt. Aktuell können ausschließlich PDF-Dateien hochgeladen werden. Wir versuchen diese Bilder zu konvertieren -> das ist nicht besonders sinnvoll zum aktuellen Stand der ePA (wir dürfen noch keine Bilder hochladen). Wenn der Befund schon als PDF vorliegt, kann dieser natürlich hochgeladen werden.
Werden stornierte eAUs und eRezepte automatisch wieder aus der ePA gelöscht?
Nein, diese werden nicht automatisch aus der ePA gelöscht.
Wer bekommt die Vergütung für die Erstbefüllung der ePA?
Der Arzt/Psychotherapeut, der das erste Dokumente beim Patienten in die ePA hochlädt.
Wie wird der BMP in die ePA geladen?
Der BMP wird als PDF-Kopie hochgeladen. Das MiO des BMP wird erst 2026 kommen, dieses wird dann den eigenen BMP überschreiben.
Können Dokumente aus der ePA in mediDOK gespeichert werden?
Zurzeit können Dokumente aus der ePA nur in die Karteikarte gespeichert werden. Es wird in Zukunft aber möglich sein, durch eine neue mediDOK Schnittstelle, Dokument auch in mediDOK zu speichern.
Gibt es eine Suchfunktion, um bestimmte Facharztbverichte zu suchen?
In der ePA gibt es Filtermöglichkeiten. Hier kann nach Fachrichtungen gefiltert werden. In der ePA-Version 3.1.2 wird es auch eine Volltextsuche geben.
Wenn im BMP etwas geändert wird, wird das automatisch in der ePA übernommen?
Nein. Das wird erst in einer späteren ePA-Version (3.1.2), in der das MIO eMP (elektronsicher Medikationsplan) enthalten ist, möglich sein. Zurzeit wird der BMP als PDF-Kopie in die ePA geladen.
Kann die Praxis die ePA-Nutzung ablehnen?
Ab dem 29.04.35 beginnt der „freiwillige“ Start der ePA. Die Übergangphase gilt bis 01.10.25. Ab dem 01.10 wird die ePA Pflicht und ab dem 01.01.26 drohen Sanktionen, wenn keine ePA befüllt wird.
Wie kann ich Impfungen in die ePA übernehmen?
Es wird in Zukunft eine neue Schnittstelle von ImpfDocNE geben. Damit können Impfungen in die ePA übernommen werden.
Was und wie können Patienten in ihrer ePA sehen?
Patienten können über ihre Krankenkassen ePA-App alle Dokumente, die sich in ihrer ePA befinden, ansehen.
Welche Medikamente befinden sich in der eMedikationsliste?
In der Medikationsliste befinden sich alle Medikamente, die per eRezept verordnet wurden.