Sprechstunden-Termine online vereinbaren

Über den blau hinterlegten Button “Praxisdaten bearbeiten” gelangen Sie zu einer Eingabemaske, in der Sie einen Kalendernamen vergeben und verschiedene Funktionen Ihres Kalenders festlegen können. So haben Sie die Wahl, ob in Ihrem Kalender eine 5-, 6- oder 7-Tage-Woche angezeigt werden soll. Zudem können Sie – falls gewünscht – angeben, ob bei der Terminbuchung die Telefonnummer Ihrer Patienten abgefragt werden soll oder ob Sie Online-Termine sowohl für gesetzlich als auch privat Versicherte oder nur für privat Versicherte anbieten. Es ist auch möglich, die Abfrage des Versicherungsstatus komplett auszublenden.

Unter “Stammdaten” hinterlegen Sie den Namen sowie die Adress- und Kontaktdaten Ihrer Praxis, die bei Online-Terminbuchungen per Mail und im Kalendereintrag an Ihre Patienten übermittelt werden. Diese Informationen sind zudem hilfreich für den Fall, dass Sie keine eigene Praxishomepage betreiben und den Kalender mit einer DGN DocVisit-Adresse nutzen möchten. Wenn Sie zusätzlich unter “Praxisinfos” Ihre Praxis näher vorstellen, u. a. über Ihre Fachgebiete, Zusatzqualifikationen, Sprechstundenzeiten und Sprachkenntnisse infomieren, wird Ihre DGN DocVisit-Seite zu einer attraktiven Präsenz Ihrer Praxis im Internet

Wenn Sie eine eigene Praxishomepage betreiben, können Sie DGN DocVisit einfach und bequem darin einbinden. Der Kalender erscheint entweder in einem eigenen Fenster (Pop-Up) oder wird in das Layout Ihrer Website integriert (iFrame). Sie müssen nur den entsprechenden HTML-Code, den Sie in der Box “DGN DocVisit für Ihre Website” im rechten Bereich des DGN Cockpits finden, markieren und in Ihre Website kopieren. 

Anwender der Praxisverwaltungssysteme QUINCY, S3 und InterData müssen den Kalender jetzt nur noch veröffentlichen und können ihn dann mit dem Praxiskalender ihrer Arztsoftware verbinden. Wie dies genau funktioniert, wird von PVS zu PVS unterschiedlich gehandhabt. Ist dies geschehen, werden die online buchbaren Termine direkt im Praxiskalender verwaltet, nicht im DGN Cockpit. Da die Schnittstelle zwischen Ihrem PVS und DGN DocVisit auf der DGN GUSbox liegt, muss diese natürlich angeschaltet bleiben!

Wenn Sie DGN DocVisit ohne PVS-Anbindung nutzen möchten, verwalten Sie online buchbare Termine im DGN Cockpit. Hierfür steht Ihnen wahlweise eine Wochen- oder Listenansicht zur Verfügung. Wenn Sie einen neuen Termin anlegen, können Sie neben dem Datum auch die Uhrzeit und die Dauer bestimmen. Geben Sie auf Wunsch an, ob eine Überweisung notwendig ist oder ob dieser Termin nur für Privatpatienten buchbar ist. Sie haben auch die Möglichkeit, verschiedene Termintypen (z. B. Routineuntersuchungen) oder Terminserien (Wiederholungstermine für einen bestimmten Zeitraum oder bestimmte Wochentage) anzulegen. Mit der neuen Funktion “Praxisurlaub bearbeiten” können Urlaube angelegt werden: Diese werden sowohl online (Patientensicht) als auch in der Terminverwaltung des Cockpits angezeigt. Während des Urlaubs sind keine Online-Termine buchbar.

Auch Ihre Patienten profitieren vom Komfort der Online-Terminvergabe über DGN DocVisit. Die Terminbuchung erfordert nur wenige Klicks und Angaben in einem Webformular. Neu ist – falls von Ihnen gewünscht und freigeschaltet – ein Bemerkungsfeld, dass der Patient füllen kann, z. B. für spezielle Anfragen oder Wünsche.

Damit die Buchung über das Internet vertraulich bleibt, wird sie sicher per SSL an Ihre DGN GUSbox übermittelt. Ist der Wunschtermin noch frei, erhält Ihr Patient eine Buchungsbestätigung, die er wiederum bestätigen muss, sowie einen Kalendereintrag in Form einer ICS-Datei, die er herunterladen kann.

In der Bestätigungsmail an Ihre Patienten befindet sich auch ein Link zum Stornieren des Termins. Dieser Link ist bis maximal 24 Stunden vor dem Termin aktiv, storniert den Termin und informiert Ihre Praxis darüber per E-Mail. Klickt der Patient weniger als 24 Stunden vor dem Termin auf den Link, bekommt er den Hinweis, dass eine Online-Stornierung nicht möglich ist und dass er sich direkt mit Ihrer Praxis in Verbindung setzen soll. Auch die Praxis selbst hat die Möglichkeit, einen zunächst angelegten Termin wieder zu stornieren. Lag bereits eine Online-Buchung vor, erhält Ihre Praxis den Hinweis, dass sie den betroffenen Patienten über die Absage infomieren muss.